Die Visitenkarte gehört nicht nur für Außendienstmitarbeiter zur Grundausstattung.

Wenig Zeit zum Lesen? Hier die kurze Zusammenfassung: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Unmengen an Zeit einsparen, wenn sie die Bestellung von Visitenkarten und anderen Firmendrucksachen über ein login-gesichertes Portal ausführen. So kann jedes Team-Mitglied CI-konforme Drucksachen bestellen – und dennoch werden Freigabeprozess und Budgetgrenzen eingehalten. Das Ergebnis: Günstige Firmendrucksachen können 24/7 mit wenigen Mausklicks vom PC aus geordert und an die Firmen- oder jede andere Adresse geschickt werden. So können Sie Zeit & Geld sparen bei der Visitenkartenbestellung durch unser Online-Portal für Unternehmen

Entgegen dem sonst überall gängigen Phänomen des geänderten Mediennutzungsverhaltens der Menschen, ist der Bedarf an klassischen gedruckten Visitenkarten für Unternehmen nach wie vor enorm. Allein in den USA werden jährlich rund 10 Milliarden Visitenkarten gedruckt. Logisch, denn der schnelle Austausch von Kontaktdaten zwischen Unternehmen lässt sich auch durch das virtuelle Verknüpfen in den gängigen Business-Portalen nicht so einfach ersetzen.

Im Gegenteil! Umfragen haben ergeben, dass rund ¾ aller Unternehmen in der DACH Region den Austausch von Visitenkarten auch in Zukunft den Vorrang geben werden. Dies liegt vermutlich nicht nur an einer fehlenden Alternative im digitalen Bereich: Denn auch wenn es unterschiedliche Möglichkeiten geben mag, etwa per Smartphone miteinander Kontaktdaten auszutauschen, ist wohl die größte Hürde die fehlende Kompatibilität der einzelnen Systeme zueinander.

Überdies gehört eine hochwertige Visitenkarte einfach zu den restlichen Firmendrucksachen (Notizblöcke, Umschläge oder Briefpapier) dazu. Sie ist Bestandteil des Brandings oder Marketings des Betriebs – und seit mehreren hundert Jahren die vermutlich beste Möglichkeit, seinen Namen und seine Position im Unternehmen und die wichtigsten Kontaktdaten an andere Menschen weiterzureichen.

Abb.2 Der Austausch von Kontaktdaten via Smartphone mag zwar eine interessante technische Spielerei sein – für den Alltag ist die Visitenkarte aber in jedem Fall die bessere Wahl.

Die tatsächlichen Schwierigkeiten im Betrieb

Und trotzdem (bzw. gerade deswegen) sind unserer Erfahrung nach verschiedene Schmerzpunkte in Unternehmen hinsichtlich der Bestellung von Visitenkarten (und anderen Drucksachen) vorhanden:

– Der CI-konforme Druck (Logo, Farbe, Schriftart) muss gewährleistet sein
– Externe Grafikagenturen müssen zur Gestaltung einer Druckvorlage je Mitarbeiter (!) beauftragt werden
– Die Bestellung der Karten hält aufgrund aufwändiger Freigabeprozesse mit dem Abteilungsleiter mehrere Mitarbeiter*Innen über Stunden von ihrer eigentlichen Arbeit ab
– Die Bestellung von Visitenkarten lohnt erst ab einer gewissen Stückzahl, deswegen müssen Mitarbeiter*Innen lange auf ihre Karten warten
– Weitere Abstimmungen mit der FiBu oder dem Einkauf aufgrund der Budgetfreigabe kosten weitere wertvolle Zeit
– Wichtige spontane Bestellungen (etwa für einen Messebesuch) sind in der kurzen Zeit nicht machbar
– Ein schlechter Eindruck beim Team und den Kunden lässt sich durch das Chaos oft nicht vermeiden

Abb.3 Das Team ist bereits mit seinen eigenen Aufgaben stark eingebunden. Aufwändige Bestellprozesse und das Warten auf Freigaben hält Ihre Mitarbeiter*innen von den eigentlichen Tätigkeiten ab.

Wer braucht eigentlich Visitenkarten?

Diese Frage zielt nicht auf das Aufzählen von Mitarbeiterpositionen ab. Vielmehr kann als Faustformel gelten, dass jede*r Mitarbeiter*in im Betrieb mit repräsentativer Funktion oder Kundenkontakt regelmäßig Visitenkarten benötigt. Besonders gefragt sind Visitenkarten natürlich im Vertrieb. Wer im Außendienst arbeitet, auf Messen und anderen Veranstaltungen präsent ist, wer viel mit neuen Menschen in Kontakt kommt, der verteilt naturgemäß auch viele Kontaktkarten.

Aber auch andere Kolleg*Innen, die mit potentiellen Kunden zusammentreffen, haben meist ein oder zwei Dutzend Visitenkarten im Handgepäck.

Kurzum: Die Geschäftsleitung traut es diesen Angestellten durchaus zu, in ihrem Sinne Aufträge auszuhandeln und Geschäfte abzuschließen bzw. auszuführen. Deren Tätigkeiten selber folgen dabei oft gleichen Mustern und Vorgehensweisen. Selten dürfte ein Vertriebler von heute auf morgen seine Sales-Strategie ändern – die Durchführung von Aufträgen beim Kunden folgt ebenfalls gleichen Mustern.

Warum muss dann bei genau diesen Mitarbeitern so etwas Profanes wie das Bestellen von Visitenkarten für unterschwelligen oder offensichtlichen Stress sorgen, weil dafür kein standardisiertes Vorgehen in der Firma festgelegt wurde – und Bestellungen von der Auslastung der Grafikabteilung, dem krankheitsbedingten Fehlen der Sekretärin oder dem Urlaub des Abteilungsleiters abhängen?

Abb.4 Ihre Mitarbeiter gehen strukturiert und mit klarer Strategie vor, wenn es um die Erledigung ihrer Aufgaben geht. Warum sollte es nicht auch beim Bestellprozess von Visitenkarten so funktionieren?

So bestellen Sie Ihre Visitenkarten in Zukunft bitte nicht mehr

Bleiben wir gedanklich beim Angestellten, der seinen Vorrat an Visitenkarten (oder anderen Firmendrucksachen) wieder auffüllen möchte. In vielen Betrieben ist die Vorgehensweise ähnlich und variiert nach Größe und vorhandener Kapazität.

Ausgangslage:
Der Mitarbeiter stellt fest, dass er nur noch wenige Visitenkarten übrig hat. Unabhängig davon, ob bald eine Messe ansteht und besonderer Bedarf ist, möchte er neue Visitenkarten bestellen. Diese Rückmeldung gibt er einer Person mit Budgetverantwortung im Betrieb (z.B. Assistenz der Geschäftsführung, Marketing-Mitarbeiter, Einkauf o.ä.).

Nun setzt sich ein weiterer Prozess in Gang:
Der Einkauf bzw. sogar das Controlling müssen für die Anforderung ein Budget freigeben. Ist dies geschehen, bekommt der Mitarbeiter die Budget-Freigabe, woraufhin er sich mit der Marketing-Abteilung zusammensetzt, die dann entweder intern die Druckdatei für die Druckerei erstellt, oder dafür eine externe Grafik-Agentur beauftragt, die dann (freie Kapazität vorausgesetzt) die Druckdatei produziert.

Natürlich läuft der gesamte Vorgang schneller ab, wenn eine Datei vorhanden ist, die bereits vorher für den Mitarbeiter verwendet wurde. Hatte der Kollege aber noch keine Visitenkarten oder ist neu zum Unternehmen hinzugestoßen, muss in jedem Fall eine neue Datei erstellt werden. Gleiches gilt, wenn sich z.B. die Telefon-Nummer oder die Stellenbezeichnung, der Nachname oder ein sonstiger Datensatz auf der Visitenkarte ändert. Auch dann muss eine neue Ci-konforme Druckdatei hergestellt werden.

In jedem Fall wird eine Druckdatei zur Abnahme an die Marketing-Abteilung und den Mitarbeiter geschickt. Danach erfolgt die Weiterleitung an die Druckerei, die, sofern sich die Preise nicht geändert haben, für den Mitarbeiter die Visitenkarten druckt und an die Firmen-Adresse liefert. Parallel wird eine Rechnung mitgeschickt, die dann wieder von der FiBu verbucht werden muss.

All diese Schritte sind teuer – und in vielen Betrieben aktuell notwendig, um einfach nur 100 Visitenkarten zu bestellen.

Abb.5 Wer auf die alte Weise seine Visitenkarten bestellen muss, kann seinen Firmennamen gleich in Goldbarren eingravieren lassen. Für jede Bestellung werden interne und externe Kräfte gebunden – das ist nicht nur teuer, sondern hält das Team auch von den eigentlichen Aufgaben ab. Nicht vergessen: Es geht nur um Visitenkarten!

Wie werden Visitenkarten heute bestellt?

Anders. Einfach. Schneller. Besser. Automatisch. Und günstiger.